Hoe stimuleer je online participatie onder mensen die niet gewend zijn zo te werken? Hoe maak je gevoelige onderwerpen via het scherm bespreekbaar? Het zijn twee van de vele vragen die 2 november de revue passeerden tijdens een goedbezocht online IBP VP-café, waar een keur aan hulpmiddelen, tips en tricks voorbijkwam.
Veelbeproefde methoden
Samen in gesprek rond een inhoudelijk onderwerp, om zo daadwerkelijk stappen te zetten: gespreksleiders van de Werkplaats Vitaal Platteland Suzan Klein Gebbink en Céline Hoon weten inmiddels als geen ander hoe dat moet, ook online. Eén van de veelbeproefde methoden om ideeën te verzamelen, een discussie te starten of te stemmen, is geeltjes (post-its) plakken. Mural (zie het bewegende beeld boven dit verhaal) is een handige tool waarmee je dit online kunt doen.
Online plakken
Op een online whiteboard als Mural kun je illustraties uploaden en Céline heeft dit keer een kaart van Nederland toegevoegd. Die gebruikt ze voor het voorstelrondje: “Willen jullie allemaal je naam op een geeltje zetten en deze op de kaart plakken, om laten zien in welk gebied je actief bent?” Behalve voor een voorstelrondje kun je op deze manier ook online met ‘een kaart op tafel’ in gesprek. Bijvoorbeeld om de opgaven in een gebied in beeld te brengen.
Van voorstellen tot stemmen
De post-it methode wordt later op de middag ook nog een keer gebruikt, om vragen van de cafébezoekers te inventariseren. Zij willen vooral weten hoe je mensen aanhaakt die niet gewend zijn online te werken. En hoe plan je het gehele proces van begin tot uitvoering als je elkaar enkel digitaal kan ontmoeten?
Wees persoonlijk en varieer
Eén van de belangrijke tips: zorg voor minder online drempelvrees door verwachtingen management, geef mensen de tijd en ruimte. Céline: “Test vooraf met sprekers, zorg voor een digitale inloop van minimaal 15 minuten, noem deelnemers vanaf binnenkomst bij hun naam en regel tijdens de bijeenkomst een helpende hand die technische problemen op de achtergrond kan verhelpen.”
Een belangrijk punt is tijd: mensen worden ‘schermmoe’ wanneer ze te lang achter elkaar moeten luisteren. Zorg daarom ook online voor een duidelijke afbakening qua tijd, voor genoeg pauzes en voor variatie in werkvormen. Soms helpt het om meerdere online ontmoetingen in te plannen voor een gesprek dat je normaal wellicht live in één bijeenkomst organiseert.
Rondje op het erf
Suzan: “Hak je proces in brokken en vergeet daarbij niet te mixen met gesprekken via de ‘ouderwetse’ telefoon of fysieke één-op-één-ontmoetingen als je een compleet proces inricht. Zeker als je in gesprek gaat met bijvoorbeeld boeren. Zij
hechten veel waarde aan het keukentafelgesprek. Of overleg samen terwijl je een rondje loopt over het erf. Ook in deze tijd is er met juiste veiligheidsmaatregelen nog steeds van alles mogelijk!”
Casus Wetterskip
Aan de hand van een casus van Wetterskip Fryslân – zij willen onder meer via online raadplegingen een blauwe omgevingsvisie (BOVI) opstellen – wordt verder gediscussieerd.
Een greep uit de aanbevelingen:
- Zorg voor een startbijeenkomst
- Overweeg een zogenoemde studio-opzet: zet wat deskundigen aan tafel à la Jinek, die in een uur het grote doel en de vervolgstappen en mogelijkheden van participatie uitleggen.
- Neem het gesprek op – met instemming van de deelnemers! – en deel het. Zo kun je je online bereik flink vergroten.
- Een totaal andere tip: gebruik ouderwets knip- en plakwerk.
- Bezorg een fysieke toolkit of verspreid ansichtkaarten, waarmee beoogde belanghebbenden hun wensen via de post kenbaar maken.
De conclusie? Het organiseren van online participatie blijft een zoektocht. Er is niet één pasklaar antwoord, geen geniale oplossing, maar er zijn wel ontzettend veel kleinere en grotere weetjes en mogelijkheden!
Meer informatie
Download hier de presentatie van het IBP VP-café van 2 november (pdf), voor een overzicht van mogelijke online vergadertools, hun voor- en nadelen, en tips over diverse online tools, werkmethodieken en het inrichten van een online gebiedsproces.